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张晋:业委会成功运作的两个关键因素~透明与问责

时间:2023-05-13 23:56:53 | 浏览:79

——在布吉街道举办的业委会规范化考评研讨会发言张 晋透明度和问责是社会组织成功的关键这里说的“透明度”就相当于“政务公开”。所谓“问责”,包括两方面的内涵。一是社会组织内部的问责,你分工的项目出了问题,自然要进行问责,要有人对此负责。另一层

——在布吉街道举办的业委会规范化考评研讨会发言

张 晋

透明度和问责是社会组织成功的关键

这里说的“透明度”就相当于“政务公开”。

所谓“问责”,包括两方面的内涵。一是社会组织内部的问责,你分工的项目出了问题,自然要进行问责,要有人对此负责。另一层意思,是指对于来自外界的质疑或挑战,在社会组织内部的制度安排上,要有较充分的包容和应对的办法。

业主委员会的运作之所以出了问题,比如日益尖锐的新矛盾:业主与业委会之间以及业委会内部的矛盾,很大程度是因为缺乏透明度。

今天到会的除了业委会代表,还有物业管理企业和社区工作站的代表,其实“透明”与“问责”,是人类社会各种组织,包括政府机构,所需要面对的共同命题 。如何解答好这个命题,需要大家共同来探索。

一、“透明度”:业委会运作透明化规范化的步骤

业委会在行使若干重大权力时,都要做到全透明全公开。这些重大权力包括:

A、物业公司选聘权

B、预算决定权

C、物业专项维修基金的支出审批权

D、物业管理费调价的决定权

E、年度财收支的审计权

上述这几个重大决策,与业主切身利益密切相关,一定慎重。公开透明,不搞黑箱作业,这是取信于业主的前提。

除此之外,业委会日常运作中的其他决策,都应如此:”透明“。

在具体操作上,还可以:

A、 决策草案业主先提:提案先在业主和业主代表中酝酿,然后提交到业主委员会会议上讨论;

B、 决策前要听证:业主委员会作出决定前,先召开公开的业主听证会,听取业主的意见;

C、 会议要公开:业主委员会会议一般应公开召开,容许业主和业主代表列席旁听,特殊情况例外;

D、 会议要记录:业主委员会会议应有会议记录或会议录音、录像,存档保管;

E、 决议要签字:业主委员会形成决议,委员应在决议上签字后存档保管;(不同意决议的少数人,也应如实在记录上写上自己的反对意见。将来,如果该决策失误,造成重大负面影响,这些持反对意见的人是可以免责的)。

F、 档案公开:业主可以查阅业主委员会的会议记录和决议等档案资料;

G、 财务公开:业主委员会应定期公布内部的财务账目,如每季度公布缴费情况:业主大会和业委会活动经费、业委会委员津贴等费用的使用情况,业委会委员、候补委员缴纳物业服务费、水电气费、停车费、物业专项维修资金等缴费情况等等。

H、小区公共开支账目的公开:如每年小区财务收支预算审核,业主大会表决通过后实施;年底结算审计、审核,业主大会审议通过;小区每季度一次小区财务收支报表审核并公告;

在与外界沟通的渠道上,应建立业委会网站或博客,最起码也应有QQ群、微信群。所有公告,决议全上网;所有网上投诉,及时反馈答复;较复杂的问题,通过网上论坛、QQ群等工具,随时交流,公布问题的解决进度。 

业主委员会日常运作如何透明公开?去年11月,华南和谐社区发展中心成立大会上,景洲大厦业主委员会主任邹家健在发言时,还归纳了以下几条:

1、业主委员会所有决定必须公示公告,保障业主知情权、表达权;

2、小区公共收益收支账目必须公示公告,业主随时可进行查阅;

3、业主大会表决程序公开透明,业主可参与监督并核查表决票;

4、业委会成员不得减免物管费、停车费,自觉接受小区业主监督;

5、业委会每年度须向业主述职,当年做了什么,做成功了什么?

6、每年进行业主满意度调查,满意度不到60% 业委会解散重选。

第6条是一个狠招,景洲大厦业委会经过多年的运作,得到业主充分信任,对自己的有相当的自信心,所以他们敢提出这一条。

话又说回来,如果一个业委会,业主对他的满意度都达不到60%,缺乏起码的民意基础,他再做下去,也没什么意思了。

二、关于“问责”:面对外界的质疑(问责),业委会如何应对?

1、摆正位置,自觉接受业主大会和全体业主的质询监督。

做业委会的工作要任劳任怨:任劳容易,任怨难!我认识很多从事业委会工作的人,因为过不了这一关,最后辞职不干了。业委会工作本质就是一个义工,做这样一个岗位的志愿者,太不容易了。

2、包容性:

一个小区有不同的意见,不同的声音,是一件正常的事情。业委会成员之间,业委会与业主之间,要尽可能做到互相尊重、互相理解、互相包容。

3、制度的建设上的准备:

A 通过制订“乡规民约”(管理规约、业主大会议事规则)等举措,建立业主自我管理,自我约束的机制,确保业主、业主大会对业委会的监督权和选举权;

B 加强沟通交流,通过各种形式,推动小区业主之间的相互交流、营造和谐家居的氛围;

C 反对各种方式的恶意的人身攻击,这方面也要有制度上的保障,通过乡规民约来制止歪风邪气;

4、责任承担:业主委员会成员要敢于为自己的决策承担责任。在业委会内部的建设上,可以规定:

A、充分保障每个委员的意见表达权,但执行多数委员的集体决定,不以意见不同闹个人恩怨;

B、 所有业委会的决定通过任命执行官来具体执行,责任到人,其他成员在执行过程中服从执行官,除非业委会以集体决议的方式改变决定;

5、如何面对质疑和反对的声音

以上所说的主要是业委会组织内部的“问责”,那么,对于来自外部的“问责”,或者说是质疑,包括各种批评反对的意见,有些是善意的,有些可能是恶意的。怎么办?

我只能提个大概的思路,这个问题很复杂,还需要大家来共同探索,慢慢将其完善。

对于批评和反对的声音,确实很难去区分其动机是善意还是恶意,如何对待来自互联网的不同意见。这些观点对于业委会的建设同样适用。

要学会通过网络走群众路线,经常上网看看,了解群众所思所愿,收集好想法好建议,积极回应网民关切、解疑释惑。

对广大网民,要多一些包容和耐心,对建设性意见要及时吸纳,对困难要及时帮助,对不了解情况的要及时宣介,对模糊认识要及时廓清,对怨气怨言要及时化解,对错误看法要及时引导和纠正。

那么,怎样区分善意或恶意的批评。有专家认为,所谓善意的批评,其目的是在于通过善意的态度,希望被批评者通过听取意见而获得帮助和改进。而恶意的批评,其目的并不是要给被批评者帮助,而是要羞辱被批评者,其结果可能会激起和加剧双方的敌立。

测量善意与恶意的尺度不在于批评的激烈程度,而在于其动机和态度。

对于业委会来说,业主及各方人士基于事实提出的批评,第一反应都应该是正视问题、解决问题,而不是揣测批评者的动机。

这里,是否基于事实很重要。只要有事实根据,我们就先就事论事,先解决事情再说,至于善意或恶意,别太在乎。

6、对于扭曲事实,恶意攻击的帖子,是否应删除并设立删帖的程序?

对于那些明显恶意的人身攻击,扭曲事实,甚至捏造事实的举动,怎么处置?

在香港的研讨会上,有律师提到了删帖的问题。他们认为,对于那些捏造事实的恶意攻击,可以在业委会办的QQ群或网站上删帖。

删帖有两种办法。一种是授权管理员直接执行,这样做可能随意性较大。“人治”的味道较重。

另一种是沿续前边所讲的透明公开,程序化的思路。发现这种恶劣的现象,需要及时制止。这时,先制订好应对的条例,根据这些条例来操作,比如最好先在制订乡规民约——业主大会议事规则和管理规约时,就先有规定。针对相关情况,授权业委会可以通过相应的程序进行删帖。

这样,在具体执行时,就可以先引用相关的条例,说明为什么要删贴,理由何在?根据小区“乡规民约”的哪一条款执行。同时,业委会还应召开相应的会议,通过删帖的决议。在执行删帖决定时,允许对方申诉,可以给一个申诉期。所有的决定公开透明,制度化,符合程序,符合游戏规则,而不是暗箱操作。是法治,而不是人治,这样,有理有据,合情合理,就容易赢得人心。

三、一个亲历事件的解剖

我在当业委会主任时,按当时的规定,业委会每个月有400元的办公经费,一年下来,每年也有4800元。有一年我们从别的小区聘请了一个业委会顾问,按业委会纪要的规定,在完成一定的工作量之后,要付给他顾问费。这笔费用如何出账,后来却成了问题,我们只好让他拿餐费来报销。

另外,我们没有办公地点,开发商没按规定预留业委会办公室,有时开会,觉得在管理处开会不方便,就到咖啡厅去,去一次包间房就要两三百元;还有就是聘请会计师事务所审计时,与有关审计人员交流或与兄弟小区业委会交流时,会请他们吃个便饭。

这个事情本来不是问题。但我们在具体操作时,却不够严谨,没有将每一次吃饭时的地点,发生费用,参加人员做一个记录。像那个顾问的费用,也应严格按照会议纪要规定,在出账时做一个说明。

后来,因为审计小区的财务支出,审出物业公司一些问题,业主意见较大,在召开业主大会讨论招投标问题时,就没通过直接续聘,而是提出重新招投标。于是,就发生了众多小区曾经发生的那个老一套的故事:各种威胁,各种下三烂的手段都出来了。

在这种时候,因为实在找不到业委会的什么把柄,于是,那个账目问题也成了炮轰的“目标”。虽然我心里有底,知道自己不但没有贪,还往里垫了钱。但因为时间长了,财务支出程序上确实不够严谨。一笔笔支出要认真查,有些餐费怎么发生的,确实还有记不清楚了。这样,就有点“哑巴吃黄连”的味道了。

那么,在外界对这类的问题提出质疑时,如何应对?当时有两种做法可供选择。一种是认为:清者自清,有些事你越说,可能会越描越黑,反而说不清楚。我干脆不说了。

当时我们因为没有经验,想着数额也不大,就两三千元,随他去吧。就采取了第一种“顺其自然”的办法。事后总结一下,这样做的效果并不见得好。

正确的选择应当是:实事求是向业主说明情况:费用大体是怎么产生的。虽然自己没有“贪”,但也要承认在具体操作上确实不够细致,不够严谨,就此失误,也应向业主大会做出郑重的说明和必要的自我批评。同时,提出改进的措施。

关于透明和问责的一些体会,或者也可以说是解读,就谈到这里。

上面所说,是一个大概的原则。在具体的实践中如何操作,如何应对,还需要在座各位,包括业委会、物管企业、社区工作站的代表一起来探索,一起来努力。

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